05.01.02.10 (Mitte) Durchführen von Sekretariats-/Assistenzaufgaben

EA

Informationsverarbeitung/Erledigen von Schreibarbeiten

Erfassen und Verarbeiten von Informationen unter Beachtung fachspezifischer Unterlagen (z.B. Erstellen von Unterlagen und Grafiken für Präsentationen und Vorträge nach Stichworten) Schreiben von Berichten (z.B. nach Stichworten), teilweise in einer Fremdsprache nach Vorlage. Fehlende Informationen einholen und ergänzen. Schriftgut unterschriftsreif vorlegen.

Planen und Überwachen von Terminen

Besuchstermine und Besprechungen mit Geschäftspartnern abstimmen und festlegen. Reisen und Besuchsprogramme im In- und Ausland organisieren und abrechnen. Vereinbaren und Verfolgen von internen Terminen.

Erteilen von Auskünften

Erfassen von Geschäftsvorgängen und Erteilen von Auskünften an interne und externe Stellen. Bearbeitung von Anfragen veranlassen.

Ausführen von Assistenz- und Verwaltungsaufgaben

An typischen Arbeitsaufgaben des Sachgebietes administrativ mitwirken und mit internen und externen Stellen zusammenarbeiten. Einfache Fachauskünfte erteilen. Anwendung der abteilungsüblichen Kommunikationsmittel und Verwaltungsinstrumente. Für besondere Arbeitsgebiete (z.B. Projekte) Ablage einrichten, abzulegende Dokumente klassifizieren und ablegen. Zusammenstellen von Statistiken bzw. Unterlagen, Anfertigen von Schaubildern und Diagrammen nach Skizzen und Tabellen.

Steuern des Postdurchlaufs

Eingangspost sichten, inhaltliche und zeitliche Prioritäten zur Bearbeitung festlegen. Vorabinformationen an die Betroffenen geben. Überprüfen der Ausgangspost auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit, Versandfertigmachen der Post, ggf. Einholen von Unterschriften.

BBG

Ausbildung und Erfahrungen:

Es ist eine 3-jährige Berufsausbildung (z. B. als Bürokauffrau/-mann) erforderlich. Die Führung eines Sekretariats, insbesondere die Steuerung und Überwachung der Geschäftsvorgänge sowie das Erstellen des Schriftgutes erfordert eine mehrjährige Erfahrung.